Messeorganisation für Fortgeschrittene

Senior Marketingreferentin Sylvie Erzen gibt einen Blick hinter die Kulissen einer erfolgreichen Messeorganisiation.
Die Teilnahme an großen Fachmessen ist für Konzerne ein Muss, wobei hier das Budget auch eher eine untergeordnete Rolle spielt. Mittelgroße und kleine Unternehmen wiederum müssen schon zweimal überlegen ob ein eigener Messestand von Vorteil ist. Fakt ist, mit jeder Messebeteiligung ist ein hoher Aufwand an Vorbereitung und Kosten verbunden, bei denen sowohl personelle als auch kapitale Ressourcen gebunden werden.

Auf der einen Seite stehen: hohe Standgebühren, Kosten für die Vorbereitung, Organisation durch einen Messebauer, die Unterbringung der Standbesatzung in Hotels und deren Bewirtung sowie tagelange Abwesenheit vom operativen Geschäft – auf der anderen Seite die unbestrittene Tatsache,  dass die offene und ungezwungene Messeatmosphäre Raum für Input jeglicher Art bietet. Der persönliche Kontakt zu Netzwerkpartnern, Kunden und möglichen Mitarbeitern ist hierbei der essentielle Vorteil eines Auftritts.

Mega-Messen wie die mehrtägige „Call Center World“ in Berlin oder auch das führende Expo-Event „Zukunft Personal“ in Köln sind, nach Abwägen dieser Parameter und der zu erwartenden Ergebnisse, Veranstaltungen an denen diwa als Aussteller teilnimmt. Diese  werden zentral von dem Marketingreferat organisiert und betreut. Selbstverständlich stehen wir auch unterstützend bei der Planung von regionalen Rekrutierungsmessen zur Seite.

Damit der Messeauftritt ein voller Erfolg wird, muss gerade der Vorbereitung und Organisation ein besonderes Augenmerk gegeben werden. Die Kolleginnen und Kollegen, die vor Ort die Präsentation der diwa übernehmen, sollen sich zu 100% darauf konzentrieren können.

Um einen Einblick hinter die Kulissen zu erhalten, möchte ich Ihnen gerne anhand der Call Center World in Berlin den Organisationsablauf vorstellen.

 „Nach der Messe ist vor der Messe“, ein Spruch, den wir im Haus beherzigen. Der Messestand ist noch nicht ganz abgebaut, da wird auch schon das Folgejahr ins Visier genommen. Gerade bei Leitmessen wie der CCW in Berlin muss die Vorbereitung sehr frühzeitig beginnen. Zum einen ist der Frühbucherrabatt für die nächste Messeteilnahme zu ergattern. Mit dem einher geht auch, dass der bestehende Standplatz vorreserviert ist. Zum anderen müssen die Übernachtungsmöglichkeiten für das Standpersonal gesichert werden. In den meisten Hotels der Stadt herrscht zu Messezeiten Ausnahmezustand.

Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter frisch und munter in jeden Messetag starten können, ist die Buchung von Zimmern eine der ersten Aufgaben. 

Parallel sollten sich dann die ersten Gedanken zum Marketingkonzept gemacht werden. Ein aktives Einbeziehen der Messestandbesucher steigert die Attraktivität der Messepräsenz und begeistert für uns als Partner und Arbeitgeber. Das bedeutet man sollte den Besuchern einen Mehrwert bieten, sich für uns zu interessieren und das Gespräch zu suchen. Im Falle der CCW 2018 war dies das Angebot zur persönlichen Verhaltensanalyse (DISC) über unsere Kooperation mit der ANTES Group. Um der hohen Fachkompetenz im Bereich Personal Ausdruck zu verleihen, ist demenstsprechend ein absolut professioneller Auftritt unabdingbar. 

Als nächstes überlegten wir uns dann ein Konzept zur Präsentation der DISC-Analyse. Hier haben wir Roll-Up und Flyer entwerfen können, die für große Aufmerksamkeit und für eine Vielzahl an Besuchern am diwa-Stand sorgten. 

Mit der Entscheidung dieses Tool am Messestand anzubieten, traten dann auch gleich die nächsten Fragen auf, die bearbeitet werden mussten.

• Befindet sich WLAN vor Ort?
• Ist dies leistungsstark genug?
• Müssen wir ein eigenes WLAN Netz aufbauen?
• Mit wie vielen Geräten treten wir auf?
• Wer betreut diese?
• Dürfen Flyer verteilt werden oder ist man verpflichtet Hostessen zu buchen?

Ich bin ganz ehrlich – gerade die technischen Fragen haben mich doch die eine oder andere Stunde zweifeln lassen, ob wir das Projekt auf die Beine stellen können. Aber nach gefühlt hunderten von Telefonaten, E-Mails und Rücksprachen kam dann endlich der Tag, an dem klar war – es passt alles.

Der Themenkatalog nahm aber noch lange kein Ende.

Nebenher musste auch das Onlineverwaltungssystem, im Falle der CCW sind es sogar zwei Verwaltungssysteme – einmal vom Veranstalter der Management Circle AG und einmal vom Veranstaltungsort dem Estrel Hotel, gepflegt werden. Hierüber werden dann die verschiedensten Services und Unternehmensdaten unter Berücksichtigung von Fristen eingebucht. Im Zeitalter der Digitalisierung ist dies mittlerweile normal und läuft ähnlich wie bei Amazon. Nur die 1-Klick-Bestellung gibt es leider noch nicht.

Vor Messebeginn steigt dann die Nervosität und meine Augen huschen sekündlich in Richtung Handy – funktioniert alles, gibt es Probleme, fehlt etwas… Dann das Aufatmen, wenn die ersten Fotos ankommen und die Kollegen lächeln. All die Stunden und Nerven haben sich ausgezahlt.

Letztendlich ist die Erfolgsformel eine einfache Rechnung. Professionelle Organisation im Hintergrund + Top-Performance vor Ort = nachhaltiger Unternehmenserfolg. Was wünscht man sich mehr.